'T
Gymlokaal
Van Lead naar Lid
Probleem & Strategie
’t Gymlokaal draaide sterke advertenties en kreeg genoeg leads, maar verloor er te veel door een lekke funnel. De opvolging stopte was goed ,maar niet compleet, waardoor geïnteresseerde leads uit beeld verdwenen. Taken kwamen onjuist binnen en waren niet up-to-date, wat zorgde voor chaos in het team. Leads die niet direct reageerden, werden nooit opnieuw geactiveerd. Hierdoor liep de gym elke maand omzet mis en bleef afhankelijk van nieuwe advertenties. Het idee voor structuur was er wel, maar de uitvoering werkte niet. Het grootste lek zat tussen aanmelding, opvolging en het plannen van afspraken. De funnel had geen systeem om leads vast te houden, een probleem waar bijna elke sportschool zich in herkend. Daardoor ging een groot deel van de waarde simpelweg verloren. Dit probleem werd elke maand groter.
Samen met Rick heb ik alle lekken in de funnel geïdentificeerd en een nieuwe, waterdichte structuur ontworpen. We hebben twee dagen in Alkmaar alles samen opgebouwd waardoor beslissingen snel en effectief genomen konden worden. Mijn focus lag op het opnieuw inrichten van het volledige leadmanagementproces. Elke lead eindigt nu pas bij twee uitkomsten: geen interesse of lid geworden. Leads die twijfelen blijven actief in het systeem en kunnen later weer worden opgepakt. Dit verhoogt de opbrengst per lead en verlaagt de acquisitiekosten. Alle taken voor het team zijn opgeschoond en volledig geautomatiseerd waar mogelijk. Het team krijgt alleen nog relevante acties, niets meer. De uitgaande berichten blijven authentiek van ’t Gymlokaal zelf. Het resultaat is een strakke, schaalbare funnel zonder ruis.
Aanpak & Deliverables
We zijn begonnen met een volledige diagnose van de bestaande funnel om precies te identificeren waar leads verloren gingen. Samen met Rick heb ik elke stap van de instroom, opvolging en taakverdeling doorgelopen om alle knelpunten helder te maken. Vervolgens heb ik een nieuwe, eenvoudige en schaalbare funnel ontworpen die geen leads meer laat stilvallen. Rick nodigde me uit in Alkmaar zodat we in twee intensieve dagen alles direct konden bouwen, testen en aanscherpen. Deze manier van samenwerken zorgde voor snelheid, duidelijkheid en directe praktische verbeteringen. Mijn focus lag op het herstellen van alle logica in het leadmanagement en het automatiseren van de volledige opvolging. Leads blijven nu altijd in beweging: ze worden lid, geven aan geen interesse te hebben, of worden later opnieuw geactiveerd. Het team hoeft alleen nog het laatste, menselijke stukje te doen. De nieuwe structuur is overzichtelijk, snel en betrouwbaar. Hierdoor werkt de funnel nu elke dag zoals hij hoort te werken.
Ik heb een compleet nieuwe funnelstructuur ontwikkeld inclusief een volledig geautomatiseerd leadmanagement-systeem. De opvolgflows zijn opnieuw opgebouwd met duidelijke timing, logica en segmentatie. Het team ontvangt alleen nog taken die relevant en uitvoerbaar zijn, waardoor tijd en energie worden bespaard. Alle oude ruis, dubbele stappen en foutieve triggers zijn verwijderd of vervangen door automatisatie. Er is een reactivatiesysteem toegevoegd zodat oude leads nooit meer verloren gaan en altijd opnieuw opgepakt kunnen worden. De communicatie blijft authentiek vanuit ’t Gymlokaal zelf, zodat de tone of voice consistent blijft. Daarnaast heb ik documentatie en uitleg geleverd zodat het team het systeem begrijpt en zelfstandig kan gebruiken. Het dashboard maakt inzichtelijk wat er gebeurt in elke stap van de funnel. Alles is gebouwd om schaalbaar te zijn en zonder extra werk meer resultaat te behalen. Het eindresultaat is een strak, helder en toekomstbestendig systeem dat constant waarde levert.
(Review)
Wij werken nu bijna een jaar samen met Steef van Adset. Steef heeft ons met meerdere projecten geholpen. Het is erg prettig samenwerken, vooral in de snelheid en betrokkenheid naar ons toe. Onze leadopvolging is nu grotendeels geautomatiseerd wat ons veel tijd bespaart en voor een betere conversie zorgt. Steef is zeer kundig met AI oplossingen waar wij ook gebruik van blijven maken.
Rick Sombroek
Eigenaar, 'T Gymlokaal
(Project)
